GoBD-Guide
So vermeidest du Probleme mit dem Finanzamt durch eine fehlende Verfahrensdokumentation
Warum kann eine fehlende Verfahrensdokumentation zum Problem werden?
Viele Unternehmen unterschätzen die Bedeutung einer Verfahrensdokumentation nach GoBD – bis das Finanzamt eine Prüfung durchführt. Dann kann es teuer werden. Fehlt die Verfahrensdokumentation oder ist sie unvollständig, drohen Steuernachzahlungen, Schätzungen oder sogar Strafen.

In diesem Beitrag erfährst du:
✔ Welche Probleme bei einer Betriebsprüfung entstehen können
✔ Warum eine Verfahrensdokumentation so wichtig ist
✔ Wie du dich mit NEXTDOKU rechtlich absicherst

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1. Was ist die Verfahrensdokumentation und warum fordert das Finanzamt sie?
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung und Datenzugriff) schreiben vor, dass Unternehmen ihre Belegverarbeitung und Buchhaltungsprozesse detailliert dokumentieren müssen.

Das Finanzamt will damit sicherstellen, dass:
✅ Belege korrekt und unveränderbar gespeichert werden
✅ Buchhaltungsprozesse nachvollziehbar sind
✅ Manipulationen ausgeschlossen sind

💡 Wichtig: Das Finanzamt fordert die Verfahrensdokumentation zwar nicht bei jeder Betriebsprüfung an – aber wenn es sie anfordert und sie fehlt, kann es problematisch werden.


2. Typische Probleme bei einer fehlenden Verfahrensdokumentation
Ohne eine vollständige Verfahrensdokumentation kann das Finanzamt deine Buchhaltung als nicht ordnungsgemäß einstufen. Das führt zu:

❌ Problem 1: Schätzungen durch das Finanzamt
Fehlen nachvollziehbare Prozessbeschreibungen, kann das Finanzamt deine Buchführung anzweifeln und stattdessen eine Steuerschätzung vornehmen. Das bedeutet: Du zahlst möglicherweise mehr Steuern, als du eigentlich müsstest.

❌ Problem 2: Hinzuschätzungen & Nachzahlungen
Das Finanzamt kann Einnahmen und Gewinne höher ansetzen, wenn nicht klar ist, wie Belege verarbeitet wurden. Das kann zu Steuernachzahlungen führen – auch wenn du eigentlich korrekt gebucht hast.

❌ Problem 3: Zeitaufwendige Nachweise bei einer Betriebsprüfung
Musst du nachträglich belegen, wie deine Buchhaltung organisiert ist, kostet das nicht nur Zeit, sondern führt oft zu Zusatzfragen der Prüfer – ein Risiko, das du vermeiden kannst.

💡 Fazit: Ohne Verfahrensdokumentation fehlt dir ein klarer Nachweis, dass deine Buchführung korrekt ist.


3. Warum ist eine Verfahrensdokumentation so wichtig?
Eine vollständige Verfahrensdokumentation schützt dich vor Steuernachzahlungen und unnötigen Prüfungen. Sie zeigt dem Finanzamt auf einen Blick:

✔ Wie deine Buchhaltungssoftware funktioniert
✔ Welche Prozesse du zur Belegverarbeitung nutzt
✔ Wie deine Daten gespeichert und gesichert werden
✔ Wie du die Unveränderbarkeit von Belegen sicherstellst

👉 Kurz gesagt: Mit einer Verfahrensdokumentation kannst du im Prüfungsfall nachweisen, dass deine Buchführung GoBD-konform und fehlerfrei ist.


4. Wie erstelle ich eine Verfahrensdokumentation, die das Finanzamt akzeptiert?
Deine Verfahrensdokumentation sollte mindestens folgende Bereiche abdecken:

📌 1. Allgemeine Beschreibung
- Welche Buchhaltungssoftware nutzt du (z. B. DATEV, Lexware, SAP)?
- Wer ist für die Buchhaltung verantwortlich?
- Welche IT-Systeme sind im Einsatz?

📌 2. Technische Dokumentation
- Wo und wie werden deine Belege gespeichert?
- Welche Zugriffsrechte gibt es?
- Wie wird sichergestellt, dass Belege nicht nachträglich verändert werden?

📌 3. Prozessbeschreibung der Belegverarbeitung
- Wie werden Rechnungen digitalisiert?
- Wie werden Rechnungen geprüft, gebucht und archiviert?
- Wer ist für die Prüfung und Freigabe verantwortlich?

📌 4. Internes Kontrollsystem (IKS)
- Welche Maßnahmen verhindern Manipulationen?
- Wer überprüft regelmäßig die Prozesse?
- Wie werden Änderungen dokumentiert?
💡 Tipp: Falls du noch keine Verfahrensdokumentation hast, solltest du sie schnellstmöglich erstellen, um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden.


5. Verfahrensdokumentation einfach mit NEXTDOKU erstellen
Die manuelle Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Mit NEXTDOKU kannst du sie in wenigen Minuten digital und GoBD-konform erstellen.

✅ Vorteile von NEXTDOKU:
✔ Automatische Erstellung einer Verfahrensdokumentation
✔ GoBD-konforme Struktur ohne komplizierte Vorlagen
✔ Direkte Anbindung an DATEV & andere Buchhaltungssysteme
✔ Einfache Verwaltung und regelmäßige Updates

Mit NEXTDOKU kannst du deine Verfahrensdokumentation digital, sicher und in wenigen Minuten erstellen – ohne komplizierte Vorlagen oder unnötigen Aufwand.


6. Fazit: Lieber jetzt handeln als später Probleme bekommen
💡 Das Wichtigste auf einen Blick:
✔ Eine fehlende Verfahrensdokumentation kann zu Steuerschätzungen & Problemen mit dem Finanzamt führen.
✔ Das Finanzamt kann Nachweise über deine Buchhaltungsprozesse & Belegverarbeitung verlangen.
✔ Ohne klare Dokumentation kann deine Buchführung als nicht ordnungsgemäß gelten.
✔ Mit NEXTDOKU erstellst du deine Verfahrensdokumentation einfach & GoBD-konform.

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