Verfahrensdokumentation nach GoBD – Was Unternehmen wirklich wissen müssen
Warum ist die Verfahrensdokumentation so wichtig?
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) regeln, wie Unternehmen ihre steuerrelevanten Daten digital und revisionssicher verarbeiten müssen.
Doch viele Unternehmen wissen nicht, dass sie eine Verfahrensdokumentation benötigen – oder unterschätzen deren Bedeutung. Fehlt eine Verfahrensdokumentation oder ist sie unvollständig, kann das Finanzamt die Buchführung als nicht ordnungsgemäß einstufen. Die Folge? Hinzuschätzungen, Strafen oder unnötiger Ärger bei der Betriebsprüfung.
In diesem Beitrag erfährst du:
✔ Was eine Verfahrensdokumentation ist und warum sie Pflicht ist
✔ Welche Inhalte sie enthalten muss
✔ Wie du sie einfach und sicher mit NEXTDOKU erstellen kannst
1. Was ist eine Verfahrensdokumentation nach GoBD?
Die Verfahrensdokumentation beschreibt die gesamte Prozesskette deiner Buchhaltung – von der Belegerfassung über die Verarbeitung und Speicherung bis hin zur Archivierung und Datenverfügbarkeit.
💡 Kernziel: Es muss für Dritte – insbesondere für das Finanzamt – jederzeit nachvollziehbar sein, wie Belege verarbeitet werden und wie die Buchhaltung organisiert ist.
Eine vollständige GoBD‒konforme Verfahrensdokumentation muss mindestens folgende vier Hauptbestandteile enthalten:
1. Allgemeine Beschreibung
‒ Welche Software, Tools und IT‒Systeme werden verwendet?
‒ Wer ist für die Buchhaltung und die Prozesse verantwortlich?
‒ Welche gesetzlichen Anforderungen werden berücksichtigt?
2. Technische Systemdokumentation
‒ Welche Hard‒ und Software wird genutzt?
‒ Wie werden Daten verarbeitet und gespeichert?
‒ Welche Schnittstellen existieren zwischen Systemen (z. B. DATEV, ERP, DMS)?
3. Organisatorische Dokumentation
‒ Wie werden Rechnungen, Belege und Dokumente erfasst?
‒ Wer hat Zugriff auf welche Daten?
‒ Wie werden Änderungen an den Belegen dokumentiert?
4. Internes Kontrollsystem (IKS)
‒ Welche Maßnahmen verhindern Fehler und Manipulationen?
‒ Wie werden Prozesse regelmäßig überprüft?
‒ Wer kontrolliert, ob die GoBD‒Vorgaben eingehalten werden?
Besonderheit: E‒Rechnung und Verfahrensdokumentation
Ab 2025 wird die E‒Rechnung zur Pflicht im B2B‒Bereich. Unternehmen müssen dann nicht nur die elektronische Rechnungserstellung dokumentieren, sondern auch festhalten, wie sie E‒Rechnungen speichern und revisionssicher verwalten.
💡 Tipp: Die Einführung der E‒Rechnung ist ein guter Anlass, deine Verfahrensdokumentation zu aktualisieren oder zu erstellen.
2. Wer braucht eine Verfahrensdokumentation?
Die einfache Antwort: Jedes Unternehmen, das digitale Belege verarbeitet.
Das gilt für:
✔ Selbstständige & Freiberufler
✔ Kleinunternehmen & Mittelständler
✔ Große Unternehmen & Konzerne
✔ Steuerberater, die für Mandanten die Buchhaltung übernehmen
💡 Achtung: Auch wenn dein Steuerberater die Buchhaltung für dich übernimmt, bist du als Unternehmer verantwortlich für eine korrekte Verfahrensdokumentation!
3. Was passiert, wenn ich keine Verfahrensdokumentation habe?
Falls das Finanzamt eine Prüfung durchführt und keine oder eine unvollständige Verfahrensdokumentation vorliegt, kann das ernsthafte Konsequenzen haben:
❌ Steuerschätzungen – Das Finanzamt kann deine Einnahmen schätzen und höhere Steuern verlangen.
❌ Verstoß gegen die GoBD – Mögliche Strafen oder Sanktionen.
❌ Probleme bei Betriebsprüfungen – Erhöhter Zeitaufwand und kritische Nachfragen des Prüfers.
💡 Tipp: Das Finanzamt muss die Verfahrensdokumentation nicht aktiv anfordern – aber falls eine Prüfung stattfindet, wird sie oft verlangt.
4. Verfahrensdokumentation einfach erstellen – mit NEXTDOKU
Viele Unternehmen schrecken vor der Erstellung einer Verfahrensdokumentation zurück – weil sie denken, sie sei kompliziert. Doch mit der richtigen Software‒Lösung kannst du sie in wenigen Schritten erstellen.
NEXTDOKU bietet dir:
✔ Automatische Generierung deiner Verfahrensdokumentation
✔ GoBD‒konforme Struktur – keine manuellen Word‒ oder Excel‒Dokumente mehr
✔ Einfache Verwaltung – Änderungen und Updates sind jederzeit möglich
✔ Direkte Anbindung an DATEV & andere Buchhaltungssysteme
Mit NEXTDOKU kannst du deine Verfahrensdokumentation digital, sicher und in wenigen Minuten erstellen – ohne komplizierte Vorlagen oder unnötigen Aufwand.
5. Fazit: Verfahrensdokumentation jetzt rechtssicher umsetzen
Eine GoBD‒konforme Verfahrensdokumentation ist keine Option, sondern Pflicht – und schützt dein Unternehmen vor steuerlichen Risiken.
💡 Das Wichtigste auf einen Blick:
✔ Eine Verfahrensdokumentation zeigt, wie digitale Belege verarbeitet und archiviert werden.
✔ Jedes Unternehmen mit digitaler Buchhaltung braucht sie.
✔ Fehlende oder fehlerhafte Dokumentation kann zu Steuerschätzungen & Problemen bei der Betriebsprüfung führen.
✔ Mit NEXTDOKU erstellst du deine Verfahrensdokumentation einfach & GoBD‒konform.
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