GoBD-Guide
Verfahrensdokumentation und E-Rechnung: Was Unternehmen beachten müssen
Warum wird die E-Rechnung für Unternehmen immer wichtiger?
Ab 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland zur Pflicht – das bedeutet, dass Unternehmen Rechnungen nicht mehr einfach als PDF oder in Papierform versenden dürfen, sondern ein strukturiertes elektronisches Format nutzen müssen. Doch viele Unternehmer wissen nicht, dass sie ihre Verfahrensdokumentation entsprechend anpassen müssen.

Denn die GoBD verlangen, dass der gesamte Prozess der Rechnungserstellung, -bearbeitung und -archivierung vollständig dokumentiert und prüfbar ist. Unternehmen müssen also klar festhalten:
✅ Wie E-Rechnungen erstellt, verarbeitet und gespeichert werden
✅ Welche Systeme und Softwarelösungen genutzt werden
✅ Wie sichergestellt wird, dass Rechnungen revisionssicher archiviert werden

In diesem Beitrag erfährst du:
✔ Was sich durch die E-Rechnung für Unternehmen ändert
✔ Welche neuen Anforderungen an die Verfahrensdokumentation gelten
✔ Wie du dein Unternehmen mit NEXTDOKU darauf vorbereiten kannst

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1. Was ist eine E-Rechnung und was ändert sich ab 2025?
Eine E-Rechnung ist keine einfache PDF-Rechnung, sondern ein digitales Dokument in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie XRechnung oder ZUGFeRD.

📌 Die wichtigsten Änderungen für Unternehmen:
✔ Pflicht zur E-Rechnung für B2B-Transaktionen (Rechnungen zwischen Unternehmen müssen in einem standardisierten Format vorliegen)
✔ Papierrechnungen & einfache PDFs werden nicht mehr akzeptiert
✔ Unternehmen müssen E-Rechnungen gesetzeskonform archivieren
✔ Die Buchhaltungsprozesse müssen GoBD-konform dokumentiert sein

💡 Wichtig: Die E-Rechnung verändert nicht nur den Rechnungsversand, sondern auch die Anforderungen an Archivierung, Buchhaltung und Verfahrensdokumentation.


2. Welche Auswirkungen hat die E-Rechnung auf die Verfahrensdokumentation?
Mit der Einführung der E-Rechnung müssen Unternehmen in ihrer Verfahrensdokumentation genau beschreiben, wie sie E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und speichern.

Die Finanzverwaltung erwartet, dass Unternehmen die folgenden Punkte dokumentieren:

📌 1. Prozessbeschreibung für den Rechnungseingang
- Welche Formate (XRechnung, ZUGFeRD) werden genutzt?
- Wie werden E-Rechnungen empfangen (z. B. per E-Mail, PEPPOL-Netzwerk, API)?
- Wer ist für die Prüfung und Verarbeitung verantwortlich?

📌 2. Technische Umsetzung und Softwarelösungen
- Welche Buchhaltungssoftware wird genutzt (z. B. DATEV, Lexware, SAP)?
- Wie werden E-Rechnungen revisionssicher gespeichert?
- Welche Systeme haben Zugriff auf die Rechnungsdaten?

📌 3. Archivierung & Aufbewahrungspflicht
- Wie lange und in welchem Format werden E-Rechnungen aufbewahrt?
- Wie wird sichergestellt, dass Rechnungen unveränderbar gespeichert sind?
- Wo und wie erfolgt die Datensicherung (Cloud, lokale Server)?

📌 4. Internes Kontrollsystem (IKS)
- Wie wird sichergestellt, dass nur berechtigte Personen auf Rechnungsdaten zugreifen?
- Welche Prüfmechanismen gibt es, um Fehler zu vermeiden?
- Welche Maßnahmen verhindern nachträgliche Manipulationen?

💡 Tipp: Falls du deine Verfahrensdokumentation bereits hast, solltest du sie jetzt um den Bereich E-Rechnung ergänzen. Falls du noch keine hast, ist die Einführung der E-Rechnung der perfekte Zeitpunkt, um eine zu erstellen!


3. Was passiert, wenn Unternehmen die neuen E-Rechnungspflichten nicht einhalten?
Die Einführung der E-Rechnung ist eine gesetzliche Verpflichtung – und Verstöße können gravierende Folgen haben:

❌ Problem 1: Abgelehnte Rechnungen & Zahlungsverzögerungen
Unternehmen, die weiterhin Rechnungen als PDF oder auf Papier versenden, riskieren, dass Kunden die Rechnung nicht akzeptieren – und Zahlungen ausbleiben.

❌ Problem 2: Betriebsprüfung & Nachzahlungen
Falls eine GoBD-konforme Dokumentation für E-Rechnungen fehlt, kann das Finanzamt die Buchhaltung als fehlerhaft einstufen – was zu Steuerschätzungen oder Nachzahlungen führen kann.

❌ Problem 3: Fehlende Archivierung kann zu Strafen führen
Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen beträgt 10 Jahre. Werden E-Rechnungen nicht ordnungsgemäß archiviert, drohen strafrechtliche Konsequenzen.

💡 Fazit: Unternehmen müssen jetzt handeln, um die neuen Anforderungen ab 2025 zu erfüllen.


4. Wie kann ich mein Unternehmen auf die E-Rechnung vorbereiten?
Um die Umstellung auf die E-Rechnungspflicht ab 2025 reibungslos zu gestalten, solltest du folgende Maßnahmen ergreifen:

✔ Prüfe deine aktuelle Rechnungsstellung → Welche Formate nutzt du aktuell?
✔ Informiere dich über die neuen Anforderungen → Welche E-Rechnungsformate sind für dein Unternehmen relevant?
✔ Wähle eine passende Softwarelösung → Kann deine Buchhaltungssoftware E-Rechnungen verarbeiten und speichern?
✔ Passe deine Verfahrensdokumentation an → Dokumentiere den gesamten Prozess der Rechnungsbearbeitung.
✔ Sorge für eine GoBD-konforme Archivierung → Rechnungen müssen revisionssicher und nachvollziehbar gespeichert werden.

💡 Tipp: Die digitale Verwaltung von E-Rechnungen ist komplex – aber mit NEXTDOKU kannst du deine Prozesse schnell und einfach dokumentieren.


5. Verfahrensdokumentation für E-Rechnungen mit NEXTDOKU erstellen
Die Erstellung einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation für E-Rechnungen kann aufwendig sein – aber mit NEXTDOKU geht es ganz einfach.

✅ Vorteile von NEXTDOKU:
✔ Automatische Erstellung einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation
✔ Einfache Verwaltung & regelmäßige Updates
✔ Direkte Anbindung an DATEV & andere Buchhaltungssysteme
✔ Sichere, revisionssichere Dokumentation für E-Rechnungen

Mit NEXTDOKU kannst du deine Verfahrensdokumentation für E-Rechnungen in wenigen Minuten erstellen und absichern.


6. Fazit: Jetzt handeln, bevor die E-Rechnung zur Pflicht wird
💡 Das Wichtigste auf einen Blick:
✔ Ab 2025 sind E-Rechnungen Pflicht – Unternehmen müssen ihre Rechnungsprozesse umstellen.
✔ Die GoBD verlangen eine vollständige Dokumentation des Rechnungsprozesses.
✔ Unternehmen ohne Verfahrensdokumentation riskieren Steuerschätzungen & Strafen.
✔ Mit NEXTDOKU kannst du deine Verfahrensdokumentation für E-Rechnungen einfach & GoBD-konform erstellen.

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